Son muchas las personas que quieren gestionar mejor su tiempo, porque viven instaladas en la prisa y andan continuamente frustradas por no conseguir hacer todo lo que desean (¡y de buscarse un hueco para ellas ya ni hablamos!)
También son muchas las empresas que demandan cada vez más una formación específica para su plantilla para organizar y aprovechar mejor el tiempo de trabajo
Para ambos casos un consejo antes de empezar: revisen sus expectativas. Aprender a gestionar mejor el tiempo no significa adquirir una varita mágica y estirar los minutos como si fuesen chicle. Se trata de darle calidad a lo que hacemos, mejorar nuestra organización utilizando la coherencia y el sentido común (algo que la impaciencia y la prisa nos hacen perder), saber darle el valor que se merece a cada actividad del día y, sobre todo, ganar en calidad de vida al cambiar un estilo de vida dominado por la prisa y la exigencia por otro más realista, equilibrado y eficiente
9 Hábitos para una Excelente Gestión del Tiempo:
1. Dedica Tiempo a Entrenar la Habilidad de Gestionar el Tiempo. Parece obvio pero es el principal inconveniente por el que muchos/as tiran la toalla a la primera de cambio. “¿Qué tengo que pararme a hacer qué?, ¡pero si ya te he dicho que lo que me falta es tiempo!”. Si quieres resultados a corto y largo plazo tienes que introducir nuevas formas de organizarte y de ser más efectivo, y esto requiere tiempo y esfuerzo para que esos nuevos comportamientos se conviertan en hábitos. Así que, si quieres ganar tiempo tienes que invertir tiempo en ello
2. A cada Tarea su Valor. Si le pones la misma dedicación y esfuerzo a cada tarea no vas a conseguir buenos resultados, porque no todas necesitan que las enfoques de la misma forma
3. Lo que No está en Agenda No Existe. ¿Sabes aquello que dice “de lo que no se habla no existe”?, pues con la agenda pasa tres cuartos de lo mismo. Si no quieres dejarte ir por la improvisación y la falta de control sobre lo que haces, apúntalo. Yo utilizo colores para diferenciar las tareas, pero puedes fabricarte tu propio código. Hay quien me dice que le agobia tenerlo todo estructurado (normalmente lo ve así quien más tira de improvisación), pero organizar tu tiempo te aporta orden y tranquilidad, te permite centrarte en lo importante, favorece que puedas usar en sentido común y la coherencia al emplear tu (limitado) tiempo e impide que malgastes minutos al trabajar a salto de mata
4. Mete los Descansos en la agenda. Cuánta gente atiendo que considera el hecho de parar a descansar y recargar pilas algo secundario. ¡El trabajo y las obligaciones son mucho más importantes!… claro, por eso ahora te encuentras en un estado de agotamiento tal que no te sientes capaz de seguir tirando del carro, o por eso tu cuerpo te ha dado ya algún que otro toque de atención para que bajes el ritmo. Quizás no tengas tiempo de detenerte en la gasolinera a repostar, pero si no lo haces tu coche se parará y entonces sí que perderás tiempo esperando a la grúa. Pues a ti te pasa lo mismo. Es necesario, y prioritario, saber darle al cuerpo y a la mente el descanso que requieren para poder mantener el ritmo diario
5. Establece Prioridades, Fija Horarios y Planifica de forma Efectiva. Haz una lista de tus tareas diarias. Organízalas por prioridad (esto puede resultar difícil, pero es cierto que no todo tiene el mismo valor ni la misma urgencia). Dale un tiempo a cada una de ellas y reserva un porcentaje del tiempo total a imprevistos. Que cada sección de tiempo sea para un objetivo concreto, realista y al que le has delimitado un inicio y un final
6. Delega. En el trabajo y en casa. Delegar no significa asignar una tarea, sino ceder una función que hasta ahora sólo desempeñabas tú. Perderás unos minutos enseñando a hacerlo, es cierto, y otros cuantos más durante los primeros días o semanas mientras te aseguras de que se está llevando a cabo adecuadamente, pero ganarás unas horas para hacer otras cosas a medio y largo plazo
7. Corta las alas a la Procrastinación. ¿No sabes qué significa esta palabreja?. Procrastinar es lo que haces cuando aplazas aquello que tienes que hacer (y que no te apetece) por actividades que te ofrecen una gratificación instantánea
8. Gestiona las Distracciones, sobre todo las tecnológicas. Que digo yo que si «no es posible» evitar que el móvil esté emitiendo ruiditos a cada momento (ahora un whatsapp, ahora un email, ahora la notificación de un tuit…) lo que no hay es necesidad de prestarle atención a cada instante. No olvides que el teléfono, internet, las redes sociales, son herramientas que deben estar a tu servicio, nunca al revés, y a veces desarrollamos unos malos hábitos que terminan convirtiendo a estas herramientas en problemas en vez de en soluciones. Tú decides cuándo les prestas atención, ponles un horario (la primera y última media hora del día para revisar el correo. 10 minutos del descanso de media mañana para echarle una miradita al móvil…), y avisa a tu entorno de cómo vas a utilizarlos a partir de ahora, que muchas veces es la urgencia de otras personas para que les respondamos en el momento lo que nos potencia esa necesidad de atender continuamente mensajes y notificaciones
9. Encuentra el Equilibrio entre las diferentes áreas y tareas. Tan importante es atender las exigencias del trabajo y la familia como desconectar, relajarte y buscar momentos para disfrutar. Cuando las diferentes facetas de nuestra vida no están en sintonía es algo que antes o después da la cara. Hacer mil cosas pero vivir con una sensación de desasosiego, de no ser tú quien dirige tus pasos, de prisa constante… al final es como si no las hicieras, porque lo que terminas percibiendo es que a pesar de todo lo que has hecho hoy no es suficiente. Aprende a cambiar el ritmo, escoge uno más sosegado, menos exigente (puede que te gusten las cosas perfectas, pero si con hacerlas moderadamente bien te vale vivirás con menos presión y más satisfacción)
Pistas
- El tiempo es finito e irrecuperable. Gestionar bien el tiempo es gestionar bien la vida
- Convierte la gestión del tiempo en una filosofía de vida, no en algo a aplicar sólo en un área determinada de tu vida
- Vuelve a Enamorarte de la Monotarea. Nos estamos acostumbrando a hacer varias cosas a la vez sin darnos cuenta de que de esta forma nuestra atención se reduce, por lo que es más fácil que cometamos errores, alargamos el tiempo que le dedicamos a una tarea y, en definitiva, nos hace ser menos eficaces. Céntrate en el presente y haz una cosa cada vez
Idea Clave
Una adecuada gestión del tiempo no implica ganar unos minutos “a toda costa”, sino ganar en calidad de vida y estabilidad emocional a la vez que se es productivo/a y eficiente
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